Một số chức năng của chương trình

Quản lý quy trình công việc

-         Khả năng cho phép người quản trị tự định nghĩa và thiết kế ra các quy trình xử lý công việc.

-         Khả năng thêm, bớt, sửa đổi các bước trong một quy trình v.v...

-         Cho phép quản lý công việc theo vai trò, chức năng nhiệm vụ của các cá nhân, bộ phận, khả năng ghi lại thời gian và quá trình xử lý công việc, phân nhóm công việc theo hiện trạng xử lý.

-         Cho phép phối hợp xử lý công việc theo nhóm.

-         Với chức năng là một hệ thống quản lý quy trình công việc, cho phép nhiều người tham gia vào quá trình lưu chuyển và phân phối tài liệu trong tổ chức.

-         Hỗ trợ quản lý luồng công việc bằng các khả năng như theo dõi đường dẫn, theo vết các văn bản, quản lý quy trình lưu chuyển của văn bản trong toàn bộ quá trình tồn tại, cho phép đưa ra các ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp trong quá trình xử lý công việc.

Quản lý kho dữ liệu điện tử

-         Hệ thống cung cấp khả năng lưu trữ, tổ chức lưu trữ tài liệu trong một CSDL tập trung.

-         Cho phép định nghĩa các loại tài liệu, quản lý phiên bản, lịch sử tài liệu.

-         Cho phép nhiều người sử dụng từ các địa điểm khác nhau cùng truy cập, xử lý và chia sẻ thông tin.

-         Việc tổ chức phân phối, lưu chuyển tài liệu trong tổ chức cũng được theo dõi, lưu trữ trong CSDL và cho phép người sử dụng đưa vào thành hồ sơ công việc.

-         Khả năng phân quyền truy cập đến từng văn bản tài liệu, từng đối tượng sử dụng; Đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu.

Tra cứu tìm kiếm

-         Khả năng tìm kiếm theo mọi thuộc tính của tài liệu đã được định nghĩa: số ký hiệu, trích yếu, từ khóa...

-         Khả năng tìm kiếm toàn văn nội dung tài liệu tiếng việt Unicode (TCVN 6909: 2001).

-         Cho phép hai chế độ tìm kiếm cơ bản và mở rộng.

-         Phân quyền tra cứu, tìm kiếm đến từng văn bản từng đối tượng sử dụng.

Kết xuất báo cáo

-         Cho phép kết xuất các báo cáo thống kê tổng hợp, báo cáo theo thực trạng xử lý các bước của quy trình công việc.

-         Báo cáo tình trạng xử lý công việc theo số lượng công việc, theo cá nhân, đơn vị, theo loại công việc, v.v…

-         Báo cáo tình trạng xử lý công việc theo thời gian (theo ngày, theo tuần…)

-         Khả năng kết xuất các báo cáo ra MS Excel, Acrobat PDF, MS Word

Tích hợp ứng dụng

-         Khả năng tích hợp của ứng dụng với hệ điều hành Windows, Microsoft Office (Word, PowerPoint,…) tạo thành một hệ thống tổng thể, dễ dàng trong triển khai, đơn giản và thuận tiện trong sử dụng.

Quản trị người dùng

-         Phân quyền người quản trị theo:

o       Theo nhóm làm việc.

o       Theo nhóm chức năng (vai trò).

o       Theo phòng ban

o       Theo từng tài khoản người sử dụng.

Nhắc việc tự động

-         Cung cấp chế độ thông báo, nhắc việc tự động đến người sử dụng theo các sự kiện đặt trước qua Email, SMS, trong một khoảng thời gian do người dùng tự quy định.

Quản lý hồ sơ công việc

-         Cung cấp khả năng quản lý hồ sơ công việc, hỗ trợ người dùng tập hợp các tài liệu liên quan vào một hồ sơ công việc, thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu.

Quản lý hồ sơ lưu trữ

-         Cung cấp khả năng quản lý các hồ sơ lưu trữ, hỗ trợ người dùng (văn thư) thuận tiện và dễ dàng trong tra cứu tìm kiếm các tài liệu lưu trữ khi sử dụng.

An toàn dữ liệu và an ninh hệ thống

-         Được xây dựng trên các nền công nghệ tiên tiến, chế độ bảo mật và an toàn dữ liệu cao.

-         Khả năng phân quyền truy cập, khai thác thông tin tới từng bộ phận, từng đối tượng sử dụng.

-         Có khả năng tích hợp với hệ thống mã hóa.

-         Cung cấp các quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu.

-         Có khả năng đảm bảo tính sẵn sàng cao, khả năng hoạt động liên tục 24/24.